La gestion de portefeuille de projets est une approche utilisée par les organisations pour centraliser les méthodologies, les processus et les technologies utilisées par leurs équipes de gestion de projet et pour établir une gouvernance commune des projets à l’échelle de l’entreprise.
La gestion centralisée de PPM de projets donne lieu à de nombreux avantages pour l’entreprisey compris une meilleure prise de décision concernant l’évaluation et la hiérarchisation des projets proposés, une meilleure visibilité sur l’état de tous les projets à travers l’organisation et, finalement, une livraison plus rapide de projets plus rentables.
Principaux défis pour une adoption réussie du PPM
Compte tenu de ces avantages, il n’est pas surprenant que la recherche indique un investissement croissant dans la discipline PPM. Selon les recherches de SkyQuestune société d’information sur le marché, le marché du PPM valait 6,3 milliards de dollars en 2021, mais devrait atteindre 11,4 milliards de dollars d’ici 2028, avec un taux de croissance annuel composé de 11,37 % pendant cette période.
Cependant, une approche centralisée de la gestion de projet est difficile à mettre en place et de nombreuses organisations ont du mal à mettre en œuvre le PPM, selon Karen Willow, consultante senior en sourcing au cabinet de conseil en management Swingtide.
Voici 10 défis qui peuvent bouleverser une initiative PPM.
Samir Dât
1. Absence de stratégie bien définie ou universellement acceptée
La mise en œuvre et l’opérationnalisation du PPM nécessitent d’avoir une vision de ce que cette approche apportera à votre organisation et d’identifier les outils et les techniques nécessaires pour permettre cette vision, a déclaré Samir Datt, responsable mondial de la stratégie technologique et du segment des opérations de la société de conseil mondiale Protiviti.
Mais au lieu de déterminer les meilleures méthodologies, processus et Logiciel PPM à adopter pour aller de l’avant, les chefs d’entreprise s’en remettent souvent à “la voix la plus forte ou la personne la plus importante dans la pièce, et cela peut être approprié ou non”, a déclaré Datt.
2. Pas d’objectifs spécifiques, buts
Développer une vision est important, mais l’adoption du PPM peut également échouer si cette vision est trop large et manque d’objectifs spécifiques à atteindre, a déclaré Bob Dutile, directeur commercial chez UST, une société de services de transformation numérique.
Bob Dutile
Dutile a déclaré que les organisations qui définissent et articulent ce qu’elles veulent retirer de l’adoption du PPM sont mieux placées pour créer et mettre en œuvre un programme de gestion qui répond à leurs besoins.
“Vous avez besoin de clarté sur ce que vous voulez obtenir de votre gestion de portefeuille. Si vous voulez simplement un meilleur reporting – et il n’y a rien de mal à vouloir simplement rendre compte clairement – alors concentrez-vous là-dessus”, a-t-il déclaré. Ou, s’il s’agit de gérer une contrainte telle que le talent, l’accent doit être mis sur l’investissement d’abord dans les processus et les outils qui résolvent ce problème.
Karen Willow
3. Incapacité à opérationnaliser et à évoluer
Développer la vision de centraliser les projets au sein d’un portefeuille et de les gouverner depuis le perchoir centralisé de PPM est un début. Et aussi difficile que cela puisse être, Karen Willow, consultante principale en approvisionnement au sein de la société de conseil en gestion Swingtide, a déclaré que l’opérationnalisation puis la mise à l’échelle de cette vision – c’est-à-dire l’investissement des ressources nécessaires pour la concrétiser – est une tâche tout aussi importante sinon plus grand défi à l’adoption réussie du PPM.
4. Sous-financement de l’initiative PPM
Sur une note connexe, les experts du projet ont également cité le manque de financement approprié pour l’adoption et les opérations PPM comme un défi majeur. Bien sûr, les organisations ne devraient pas dépenser des dollars illimités dans cette entreprise, mais elles devraient être réalistes quant au montant qu’elles doivent dépenser pour atteindre leurs objectifs, puis engager les dollars nécessaires.
Vous avez besoin de clarté sur ce que vous voulez obtenir de la gestion de votre portefeuille. Si vous voulez simplement de meilleurs rapports – et il n’y a rien de mal à vouloir simplement rendre compte clairement – alors concentrez-vous là-dessus.
Bob DutileDirecteur commercial, UST
5. Manque de soutien exécutif
La création et la mise en œuvre d’une vision pour la PPM ainsi que la définition des politiques, procédures et outils requis sont des entreprises importantes.
Ils ont besoin du soutien de la direction pour réussir, a déclaré Datt, expliquant que les dirigeants doivent envoyer le message que les chefs de projet et les équipes de projet devront travailler au sein de la fonction PPM et suivre les normes et la gouvernance qu’elle établit.
Un tel soutien mobilise l’ensemble de l’organisation ; son absence pourrait inciter certains chefs de projet à suivre leur propre chemin.
6. Échec du all-in
Certaines organisations ont du mal à adopter le PPM car elles ne parviennent pas à mettre en œuvre et à appliquer pleinement la gouvernance, les méthodologies, les normes et les technologies nécessaires pour réussir.
“Nous voyons beaucoup d’implémentations à moitié cuites”, a déclaré Datt.
Pour éviter cela, Datt a déclaré que les dirigeants du PPM devraient se concentrer sur la communication et la formation des chefs de projet pour s’assurer qu’ils comprennent et maîtrisent tous les approches, processus et logiciels que le PPM établit comme normes pour l’entreprise.
7. Indécision sur le degré de centralisation de la gestion de projet
Le PPM centralise en effet certains éléments, comme la gouvernance, mais il permet également aux équipes individuelles de prendre leurs propres décisions sur certains sujets.
Mais ce qu’il faut centraliser et ce qu’il faut laisser décentralisé devrait être une décision stratégique, et non quelque chose laissé au hasard, a déclaré Willow.
Les organisations qui n’agissent pas et déterminent quels éléments seront centralisés et quelles parties ne le seront pas créent souvent une confusion qui limite les retours qu’elles voient sur leurs efforts PPM.
8. Opposition
Certains chefs de projet rencontreront une opposition pure et simple à l’adoption du PPM.
“Les gens ne sont pas toujours d’accord avec l’installation d’un PPM”, a déclaré Willow. Certains s’opposent à cette décision parce que “cela signifie que ceux qui exécutent des voyous ou ceux qui font simplement les choses différemment d’un département à l’autre vont maintenant voir cela centralisé avec des règles, des méthodes et des outils qui peuvent être différents de ce qu’ils veulent”.
Les partisans du PPM devraient avoir une stratégie pour contrer une telle opposition, en s’appuyant sur des choses comme la gestion du changement (voir défi #9) et le soutien de la direction pour embarquer les opposants.
9. Aucun élément de gestion du changement
Comme tous les autres changements organisationnels, l’adoption de la gestion de portefeuille de projets signifie que certains employés devront travailler différemment. En tant que tel, Datt a déclaré qu’il était impératif que les chefs de projet mettent en œuvre une stratégie de gestion du changement pour que tout le monde embarque et soit prêt à travailler de la nouvelle manière.
En effet, ignorer la composante de gestion du changement pourrait retarder le passage au PPM, car les employés ne passent pas souvent seuls aux nouvelles méthodes de travail.
10. Échec de la maturation de la fonction PPM
Le PPM n’est pas un exercice de configuration et d’oubli.
Selon les experts, les organisations dotées d’un programme PPM qui fonctionne bien améliorent non seulement la façon dont elles gèrent des projets individuels, mais elles deviennent plus efficaces dans la gestion de l’ensemble du portefeuille de projets. Pour ce faire, ils se concentrent sur des exercices d’amélioration continue, tels que la recherche d’opportunités d’automatisation des processus et l’application des leçons apprises.
“Vous devez mettre en place des capacités de base, puis vous concentrer sur l’amélioration au fil du temps. Vous devez y penser en termes de maturité”, a déclaré Datt. “Cela semble cliché, mais l’expression” C’est un voyage “s’applique ici. Ayez une feuille de route d’avantages intermédiaires que vous pouvez valider, communiquer et réaliser. Et engagez-vous à continuer d’avancer.”
Bob Dutile
Karen Willow