Gestion des risques du portefeuille de projets : découvrez les principes clés

Des événements mondiaux majeurs tels que les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, la pandémie et la guerre en Ukraine ont perturbé les entreprises de tous les secteurs. Les organisations qui pratiquent efficacement gestion de portefeuille de projets ont été mieux placés pour résister aux impacts car ils identifient, analysent, surveillent et hiérarchisent en permanence les facteurs de risque qui affectent les projets dans l’ensemble de l’entreprise.

Bien que de nombreuses entreprises pratiquent gestion de projetpeu ont adopté la vision basée sur le portefeuille. Par exemple, dans l’industrie automobile, l’absence des semi-conducteurs nécessaires a eu un impact sur la fabrication, le marketing et les ventes de voitures, et donc sur les revenus et la rentabilité.

Bien que tous les risques ne puissent pas être anticipés, les organisations peuvent mettre de l’ordre dans le chaos en adoptant les principes de la gestion des risques du portefeuille de projets. Commençons par une définition de la gestion de portefeuille de projets.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?

Gestion de portefeuille de projets (PPM) est une approche formelle de hiérarchisation, d’analyse et de gestion des projets en cours dans l’entreprise.

Alan Zucker, directeur fondateur de la société de conseil et de formation Project Management Essentials, définit le PPM comme l’ensemble des projets et programmes d’un portefeuille. La discipline repose sur un ensemble de lignes directrices et de pratiques qui aident les entreprises à sélectionner des projets stratégiquement alignés sur les objectifs de l’entreprise et assurent la surveillance et la gouvernance du portefeuille de projets.

Le PPM n’est pas facile, prévenu Matthieu Ramirez, fondateur de la société de développement d’applications AI Rephrasely, qui s’adresse aux auteurs et aux journalistes. “La gestion de portefeuille de projets est un processus complexe avec un certain nombre de variables, et il est souvent difficile de bien faire les choses. De nombreux projets échouent en raison d’un manque d’attention aux détails ou d’une mauvaise planification”, a-t-il déclaré.

La meilleure façon de développer un portefeuille de projets, a-t-il ajouté, est d’abord d’identifier les principaux objectifs commerciaux que le portefeuille doit soutenir, puis de sélectionner les projets qui aideront à atteindre ces objectifs.

Graphique illustrant les différences entre la gestion de projet, de programme et de portefeuille
La gestion de projet, de programme et de portefeuille est liée mais pas la même. Apprenez les principales différences.

Qu’est-ce que la gestion des risques d’un portefeuille de projets et pourquoi est-elle importante ?

La gestion des risques du portefeuille de projets permet de s’assurer que les organisations profitent des opportunités et gèrent les risques de manière holistique. Bien qu’un logiciel soit nécessaire pour s’assurer que les bons processus et pratiques sont en place, les organisations qui adoptent une approche de gestion des risques de portefeuille doivent commencer par mettre à jour leurs processus internes et s’assurer qu’elles disposent des bonnes personnes pour équilibrer les risques dans l’ensemble du portefeuille.

Gestion des risques de portefeuille applique les principes de gestion des risques pour s’assurer que les organisations atteignent les objectifs stratégiques de leurs décisions d’investissement de projet.

“La gestion des risques traite de l’incertitude”, a déclaré Zucker. “La gestion des risques de portefeuille de projets est la pratique continue d’identification et de réponse aux menaces et aux opportunités. Les méthodes sont similaires à la gestion des risques de projet mais doivent être axées sur les éléments qui menacent [the ability] pour atteindre les priorités de l’entreprise.”

Le processus de gestion des risques du portefeuille de projets doit comprendre les étapes suivantes :

  1. Identifier les risques.
  2. Analysez-les.
  3. Recommander des actions.
  4. Fournir un moyen de suivi et de contrôle des risques.
Irene Graham, co-fondatrice, SpylixIrène Graham

Projet la gestion des risques est plus courante aujourd’hui que portefeuille gestion des risques car plus facile à mettre en œuvre. Le premier s’applique à un projet spécifique, tandis que la vue du portefeuille, comme indiqué, inclut tous les projets. La vue de niveau supérieur donne un aperçu de la manière dont les projets individuels soutiennent les objectifs commerciaux, ainsi que leurs opportunités et risques respectifs. Ces informations informent les ajustements et les investissements du projet afin qu’ils puissent être gérés en fonction des données.

Irene Graham, co-fondatrice de la société d’applications de suivi téléphonique parental Spylix, a déclaré que la gestion des risques de portefeuille aide les organisations à équilibrer le degré de risque dans le portefeuille, en protégeant les investissements. “La crise du COVID-19 est une illustration actuelle de la nécessité pour les entreprises de mettre en place des procédures de gestion des risques du portefeuille de projets pour protéger le portefeuille et sa valeur.”

Comment élaborer un plan de gestion des risques du portefeuille de projets

Avant de créer le plan de gestion de portefeuille de projets, une organisation doit avoir une charte de portefeuille qui décrit l’état actuel et futur du portefeuille, ses objectifs, les résultats attendus, les principales parties prenantes, les contraintes critiques et les considérations.

Alan Zucker, directeur fondateur, Project Management Essentials Alan Zucker

“La charte du portefeuille constitue la base du plan de gestion des risques du portefeuille. [It] devrait décrire le cadre d’identification et d’évaluation des opportunités et des risques pour aider à guider les décisions d’investissement, ainsi que le processus d’identification, d’évaluation et de traitement des risques réguliers », a déclaré Zucker de Project Management Essential.

Les plans varient en fonction des objectifs, de la maturité, des connaissances et de la culture d’une organisation. Certains sont simples et d’autres sont complexes. En 2020, les entreprises ont utilisé Simulations de Monte-Carlo plus fréquemment qu’auparavant afin de minimiser l’impact potentiel des divers risques liés à la pandémie.

Un autre outil est analyse de sensibilitéqui modélise de manière prédictive les risques et les décisions.

Le plan doit être créé en collaboration par les parties prenantes, le comité de gouvernance du portefeuille menant la charge. Ce groupe est semblable à un bureau de gestion de projets (PMO), mais les joueurs sont des cadres et des membres du conseil d’administration.

Le comité de gouvernance du portefeuille reste en contact étroit avec le PMO pour s’assurer que l’état de tous les projets – et leurs risques associés – sont connus. Le comité de gouvernance doit également comprendre les interdépendances entre les projets, qui peuvent être axés sur les processus, la technologie ou les ressources.

Comprendre les interdépendances est essentiel car un petit changement orienté projet peut affecter un autre projet ou le portefeuille dans son ensemble. Comprendre toute cette complexité doit être simplifié, par exemple via des tableaux de bord logiciels pour une référence rapide et une analyse approfondie.

Fondamentalement, la gestion des risques de portefeuille – comme la gestion de projet – est un processus dynamique et continu qui optimise les résultats, tels que l’exploitation des opportunités du marché ou la minimisation des risques. La manière dont les entreprises hiérarchisent les opportunités et les risques dépend de la appétence et tolérance au risque.

Image énumérant 4 stratégies de gestion des risques : évitement des risques, réduction des risques, transfert des risques et acceptation des risques
L’impact et la fréquence d’un risque aident à déterminer la stratégie de risque à utiliser.

Gestion des risques du portefeuille de projets : 8 bonnes pratiques

Plusieurs facteurs ont un impact sur le succès, il est donc important de comprendre ce qu’ils sont. Les meilleures pratiques décrites ci-dessous peuvent vous aider :

  1. Comprendre les risques présents dans les projets individuels et le portefeuille. Il est également nécessaire de comprendre l’impact des projets individuels sur le portefeuille.
  2. Identifier les opportunités d’affaires. La gestion des risques du portefeuille de projets aide les organisations à comprendre les opportunités dans le contexte du risque.
  3. Quantifier les objectifs, les jalons et les KPI. En plus de définir des niveaux de risque acceptables ou souhaitables, les parties prenantes doivent savoir ce qu’on attend d’elles, quand et si leurs actions auront un impact sur les autres.
  4. Surveiller la dynamique affectant les projets et le portefeuille. Le portefeuille doit être surveillé en permanence et il doit y avoir des canaux de communication clairs entre le comité de gouvernance, le PMO et les autres parties prenantes.
  5. Soyez agile. Les circonstances changeant rapidement sont devenues des affaires courantes. Lorsqu’un le risque dépasse un seuilla cause et le plan d’action recommandé doivent être compris.
  6. Utilisez les données à votre avantage. Les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles collectent et génèrent beaucoup de données. Au fil du temps, ces données peuvent être utilisées pour améliorer les processus et les résultats.
  7. Communiquer et collaborer. La gestion des risques de portefeuille est un sport d’équipe, elle doit donc être abordée de cette façon.
  8. Demander de l’aide. Les Institut de gestion de projet a beaucoup de ressources documentaires utiles. Il existe également des cabinets de conseil qui peuvent aider les entreprises à créer ou à améliorer une fonction de gestion des risques du portefeuille de projets.
Matthew Ramirez, fondateur, RephraselyMatthieu Ramírez

La gestion des risques de portefeuille nécessite des changements organisationnels, de sorte que les pratiques de gestion du changement ne doivent pas être négligées.

“La gestion des risques du portefeuille de projets présente de nombreux avantages, mais le plus important est peut-être qu’elle permet d’identifier et d’atténuer les risques au début du cycle de vie d’un projet. Cela peut économiser beaucoup de temps et d’argent à long terme, tout en évitant toute interruption potentielle de l’entreprise », a déclaré Ramirez de Rephrasely. “[It’s] également un excellent moyen de suivre l’avancement d’un projet. Cela permet de s’assurer que les projets restent sur la bonne voie et ne sont pas retardés ou déraillés.”

Les pièges à éviter dans la gestion des risques d’un portefeuille de projets

Comme toute entreprise, le succès varie mais tend à s’améliorer avec l’expérience. Les organisations moins matures ont du mal à livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget. Les organisations plus matures ont un meilleur contrôle sur les projets et sont en mesure d’équilibrer stratégiquement les risques dans l’ensemble du portefeuille.

Voici quelques risques importants de gestion de portefeuille contre lesquels il faut se prémunir :

  1. Il n’y a pas de charte, donc pas de principes directeurs sur lesquels fonder un plan.
  2. Il y a un plan, mais il n’est pas mis en œuvre efficacement ou pas du tout.
  3. Une catastrophe naturelle majeure s’est produite.
  4. La chaîne d’approvisionnement a été perturbée.
  5. Une guerre a eu un impact sur l’économie mondiale.
  6. Il y a une récession ou une autre condition économique défavorable.
  7. Une innovation de rupture menace de rendre un ou plusieurs projets obsolètes.
  8. Certains risques n’ont pas été identifiés ou n’ont pas pu être anticipés.
  9. Les interdépendances du projet n’ont pas été prises en compte.
  10. L’entreprise manque d’expertise ou de personnel pour réussir.
  11. La direction du projet et le comité de gouvernance du portefeuille ne communiquent pas ou ne collaborent pas efficacement.
  12. Le portefeuille ou les projets ne sont pas suivis ou gérés efficacement.
  13. Les KPI ne sont pas atteints ou les bons n’ont pas été mis en œuvre.

Être conscient de ces pièges et les éviter dans la mesure du possible aide à gérer efficacement les risques. L’éventail d’obstacles à la réussite de la gestion des risques de portefeuille est également la principale raison pour laquelle les entreprises recherchent une assistance consultative.

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