10 avantages d’adopter la gestion de portefeuille de projets

La complexité, le coût et la taille des projets ont augmenté de façon exponentielle au cours des dernières décennies. Il en va de même pour le nombre de projets entrepris par les organisations. Pris ensemble, il n’est pas étonnant que gérer des projets efficacement et les mener à bien sont devenus des priorités essentielles pour de nombreuses organisations.

En fait, le succès des projets est devenu si essentiel au succès de l’entreprise que le Project Management Institute (PMI) a qualifié le commerce de cette époque d’économie de projet, affirmant que c’est une ère “où les organisations offrent de la valeur aux parties prenantes grâce à la réussite des projets”. , la livraison des produits et l’alignement sur les flux de valeur.”

PMI a estimé la valeur des activités mondiales axées sur les projets à 12 000 milliards de dollars en 2017 et a estimé qu’elle atteindrait 20 000 milliards de dollars d’ici 2027.

Le volume et la valeur des projets ont nécessité une surveillance rigoureuse des coûts et de l’exécution des projets. Ainsi, de nombreuses organisations ont mis en place la discipline de gestion de projet, et elles ont de plus en plus adopté gestion de portefeuille de projets.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets (PPM) rassemble les méthodologies, les processus et les technologies utilisés par le bureau de gestion de projet (PMO) ainsi que tous ses chefs de projet, équipes de projet et les projets eux-mêmes sous une même structure de gouvernance.

Cette gestion centralisée permet de garantir que les méthodologies, les processus et les technologies sont utilisés de manière cohérente et efficace dans tous les projets individuels au sein de l’entreprise, dans le but de générer un meilleur succès global de la livraison des projets.

Karen Willow, consultante principale en approvisionnement, SwingtideKaren Willow

La gestion centralisée de PPM permet également à l’organisation de se concentrer sur l’amélioration continue de ces méthodologies, processus et technologies et de mesurer l’efficacité avec laquelle les chefs de projet et les équipes de projet les utilisent.

“C’est la gestion des processus qui sont utilisés dans l’ensemble de l’organisation de gestion de projet”, a déclaré Karen Willow, consultante senior en sourcing au cabinet de conseil en gestion Swingtide, de PPM.

PPM crée une approche descendante de la livraison de projet, plutôt que de laisser chaque chef de projet ou équipe de projet fonctionner de manière autonome avec peu ou pas de supervision ou de coordination.

L’objectif de PPM est d’optimiser la manière dont les projets sont livrés au sein de l’entreprise, ce qui fait que PPM n’est pas synonyme de gestion de projet – ou même de gestion de programme. Il s’agit plutôt de la gouvernance de la façon dont tout ce travail se produit.

L’hôte de des logiciels et des outils sont disponibles pour soutenir les activités PPMavec certains outils davantage orientés vers la gestion de projet stratégique et d’autres permettant l’agilité tactique.

illustration listant les 15 meilleurs logiciels et outils de gestion de portefeuille de projets disponibles en 2023
Voici quelques-uns des meilleurs logiciels et outils PPM disponibles en 2023.

Avantages de l’adoption du PPM

Selon plusieurs experts de projet, les organisations qui adoptent le PPM sont plus susceptibles d’avoir les bonnes personnes travaillant sur les bonnes choses avec les bonnes ressources affectées aux bons projets au bon moment. PPM garantit également que les projets, les ressources matérielles et les travailleurs sont planifiés dans un ordre optimal.

Amit Grover, directeur des solutions avancées, GuidehouseAmit Grover

“Il est important d’avoir une gestion de portefeuille afin que vous puissiez voir à travers différents projets pour vous assurer qu’il y a une standardisation, pour vous assurer qu’ils travaillent tous vers un objectif commun, pour voir s’il y a des synergies et pour vous assurer qu’ils se complètent, ” a déclaré Amit Grover, qui, en tant que directeur du groupe Advanced Solutions du cabinet de conseil Guidehouse, se concentre sur les implémentations de systèmes d’entreprise.

Toutes les organisations ne sont pas assez grandes ou n’ont pas le volume de projets pour justifier l’adoption d’une pratique PPM à grande échelle, a déclaré Willow, mais elle a noté que celles qui l’adoptent verront de multiples avantages pour l’entreprise, notamment les suivants.

1. Meilleure prise de décision

Le PPM apporte de la cohérence à la façon dont les organisations évaluent qualitativement et quantitativement les projets tout au long de la fonction de livraison du projet, ce qui aide les organisations à être plus objectives dans l’évaluation et la hiérarchisation des projets.

“PPM élimine l’émotion des projets”, a déclaré Willow. “Les organisations ont tendance à avoir des gens qui sont émotifs à propos de leurs projets préférés. Avec PPM, vous avez quelqu’un qui évalue les projets pour voir ce qu’ils vont coûter, quel est le retour sur investissement — cela aide les gens qui pourraient vouloir qu’un projet spécifique soit réalisé pour voir que il n’y a peut-être pas de retour sur investissement.”

2. Accélération de la livraison de nouveaux produits et services ainsi que de la transformation

Grâce à la coordination par PPM des méthodologies, processus et outils de livraison de projet dans tous les projets et programmes, les redondances et les inefficacités chronophages peuvent être minimisées, voire éliminées.

Cela, à son tour, permet à l’organisation d’avancer plus rapidement dans la livraison des projets, a déclaré Samir Datt, responsable mondial du segment de la stratégie technologique et des opérations de la société de conseil Protiviti.

Samir Datt, responsable mondial de la stratégie et des opérations technologiques, ProtivitiSamir Dât

“Vous pouvez garder le contrôle mais vous débarrasser du ralentissement”, a-t-il expliqué.

3. Cohérence entre les équipes de projet de l’entreprise

PPM crée et apporte les mêmes normes et stratégies à toutes les équipes de projet, garantissant ainsi que tout le monde comprend et travaille sur le même ensemble d’objectifs et utilise les mêmes processus pour mesurer et rapporter le succès, ont déclaré les experts. Le PPM aide également à renforcer la cohérence des outils utilisés, a ajouté Datt, ce qui peut éliminer l’utilisation de technologies non autorisées, appelées informatique fantôme — au sein de la fonction de livraison de projet.

4. Plus d’opportunités d’amélioration continue

La centralisation de la gouvernance de projet via PPM permet aux organisations de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans tous les projets. Cela donne aux responsables du PPM la possibilité d’identifier les domaines à améliorer, a déclaré Datt.

Dans le même temps, a-t-il noté, ces responsables PPM peuvent également voir des opportunités d’automatisation des processus dans la fonction de livraison de projet. Cela apporte d’autres améliorations au travail de livraison de projet grâce à une efficacité accrue, des économies de coûts et des gains de productivité.

5. Allocation optimisée des ressources et efficacité accrue

De même, Willow a déclaré que le PPM peut aider les organisations à devenir plus efficaces dans la manière dont elles livrent leurs projets, car la gestion de portefeuille de projets encourage l’utilisation de processus reproductibles.

Voici pourquoi : étant donné que les équipes utilisent un ensemble d’approches approuvées, elles passent moins de temps à déterminer les approches à utiliser pour chaque nouveau projet, et elles ne perdent pas de temps à mettre les employés au courant des processus inconnus.

De plus, Willow a noté que parce que les équipes de projet utilisent à plusieurs reprises les options sanctionnées par la fonction PPM, elles deviennent plus rapides et plus habiles à les utiliser, offrant ainsi encore plus d’efficacité à la fonction de livraison de projet.

illustration répertoriant les 10 principaux avantages de la gestion de portefeuille de projets
PPM aide les entreprises à lancer, orchestrer et mener à bien des projets qui correspondent à leurs buts et objectifs.

6. Visibilité accrue sur l’ensemble du pipeline de projets

Cette cohérence des méthodologies et des processus contribue également à créer plus de visibilité sur le pipeline de projets et l’état du projet. La raison? Tous les chefs de projet et équipes de projet utiliseraient les mêmes outils et techniques pour mesurer et rendre compte, a expliqué Willow. “Parce que vous utilisez des outils et des modèles standardisés, tout est sur un pied d’égalité pour les rapports”, a-t-elle ajouté.

PPM peut s’assurer que vous réalisez les bons projets, que les projets apportent la bonne valeur à l’organisation et qu’ils s’alignent sur la stratégie, les buts et les objectifs.

Anil KrishnanandaDirecteur de la stratégie et de la transformation informatique, Guidehouse

7. Responsabilité accrue

Cette visibilité accrue permet également aux chefs d’entreprise d’être plus efficaces pour tenir les chefs de projet et les équipes de projet responsables de chaque projet, ainsi que de leurs taux de réussite sur plusieurs projets au fil du temps.

“Vous pouvez voir combien de projets vous obtenez dans les délais et dans les limites du budget, puis vous êtes en mesure de motiver tout le monde dans l’ensemble de l’organisation à adopter les outils et les processus dont ils ont besoin pour être plus efficaces”, a déclaré Willow.

8. Validation de la sélection des projets et de la stratégie commerciale

Grâce à une meilleure prise de décision et à une meilleure visibilité qu’offre PPM, les organisations peuvent plus facilement valider qu’elles avancent avec les projets qui soutiennent réellement leurs objectifs globaux, a déclaré Anil Krishnananda, directeur de la stratégie et de la transformation informatiques chez Guidehouse.

“PPM peut s’assurer que vous réalisez les bons projets, que les projets apportent la bonne valeur à l’organisation et qu’ils s’alignent sur la stratégie, les buts et les objectifs”, a-t-il déclaré.

Anil Krishnananda, directeur de la stratégie et de la transformation informatique, GuidehouseAnil Krishnananda

9. Une meilleure gestion des risques

Le PPM permet aux organisations d’être plus efficaces gérer les risques du projet en donnant aux responsables une vue des problèmes potentiels non seulement dans chaque projet mais dans tous les projets, ont déclaré les experts. Cette perspective plus large permet au PMO et/ou aux chefs d’entreprise de mieux gérer les risques en allouant plus précisément les ressources ou en hiérarchisant les projets, a déclaré Grover. Par exemple, les cadres ayant une vue complète du pipeline de projets et des risques associés pourraient décider d’entreprendre d’abord un projet de migration vers le cloud si cela réduisait un risque de sécurité dans un autre projet informatique.

10. Plus grande probabilité de succès et augmentation du retour sur investissement global

En prenant tous les avantages ensemble, Willow a déclaré que l’adoption du PPM offre une probabilité plus élevée que l’organisation puisse mener à bien tous les projets de manière cohérente, un objectif clé pour toute organisation visant à prospérer sur le marché.

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