Que sont les réunions rapides de Google Agenda et comment les activer ?

Femme discutant du travail par appel vidéo avec les membres de l'équipe au bureau

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Allez-vous constamment d’une réunion à une autre avec peu ou pas de temps d’arrêt entre les deux ? Si cela vous ressemble, et vous utilisez Google Agenda pour gérer votre routine quotidienne, vous pourriez être intéressé par une fonctionnalité appelée Speedy meetings.

Essentiellement, les réunions Speedy ajoutent un court tampon entre ces réunions consécutives.

Une fois que vous avez activé les réunions Speedy, la réunion planifiée réelle est légèrement plus courte que la durée prévue.

Cette fonctionnalité fonctionne pour les réunions de 30 minutes ou plus et vous donnera le temps d’arrêt dont vous avez besoin pour reprendre votre souffle ou rassembler vos idées entre ces réunions.

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Une fois que vous avez activé les réunions Speedy, toutes les réunions de 30 minutes ou plus seront raccourcies de 5 ou 10 minutes. Ainsi, les réunions de 30 minutes seront programmées pour 25 minutes, les réunions de 45 minutes seront raccourcies à 40 minutes et les réunions de 60 minutes seront raccourcies à 50 minutes.

Quiconque a un calendrier quotidien complet de réunions appréciera grandement ces 5 à 10 minutes de temps d’arrêt. Faites une pause aux toilettes, prenez une tasse de café ou faites simplement une pause.

D’accord, avant de vous montrer comment configurer cette fonctionnalité, je comprends parfaitement que ce qui est sur votre calendrier et ce qui se passe, en réalité, peuvent souvent être deux choses très différentes. Vous pouvez avoir une réunion Speedy qui ne dure que 25 minutes, mais c’est à vous et aux participants de respecter ce délai. Si vous dépassez, il n’y a rien que Google Agenda ou Speedy Meetings puisse faire. Cependant, une fois que vous commencez à utiliser les réunions Speedy, il vous suffit de faire preuve de diligence pour respecter le calendrier de sorte qu’une réunion de 25 minutes ne soit que cela.

De plus, si d’autres personnes ont accès à votre calendrier ou si vous avez envoyé des invitations ou des mises à jour concernant ces réunions, vos participants seront informés de la durée de la réunion. Cela signifie que vous êtes mieux en mesure de terminer la réunion à l’heure prévue.

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Si cela ressemble à un simple changement pour rendre votre interaction avec Google Agenda un peu plus efficace, lisez la suite pour savoir comment configurer le changement.

Que sont les réunions rapides de Google Agenda et comment les activer ?

Conditions

Pour utiliser Speedy meetings, vous devez avoir un compte Google valide et c’est tout. Avec votre compte prêt, activons les réunions Speedy afin que vous puissiez mieux récupérer d’une réunion à l’autre.

La première chose que vous devez faire est d’ouvrir votre navigateur Web par défaut et de vous connecter à votre compte Google. Une fois que vous avez fait cela, rendez-vous sur calendar.google.com.

Sur la page Google Agenda, cliquez sur l’icône d’engrenage près du coin supérieur droit et cliquez sur Paramètres dans le menu déroulant.

Le menu de l'icône représentant une roue dentée de Google Agenda.

Accéder à l’application Paramètres de Google Agenda.

Image : Jack Wallen

Localisez la section Paramètres de l’événement, puis cliquez sur la case à cocher associée aux réunions Speedy.

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Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez quitter la fenêtre des paramètres en cliquant sur la flèche pointant vers la gauche en haut à gauche de la fenêtre.

Le paramètre Réunions rapides de Google Agenda.

Activation de l’option Speedy meetings de Google Agenda.

Image : Jack Wallen

À ce stade, chaque fois que vous créez une réunion de 30 minutes ou plus, elle sera toujours un peu plus courte, afin que vous puissiez profiter d’une pause entre les réunions. C’est une excellente option pour tous ceux qui souffrent de journées de réunions consécutives. La tentation pourrait être de les parcourir sans la moindre pause, mais vous savez ce que cela vous fait à la fin de la journée ou de la semaine.

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Faites-vous une faveur et activez les réunions Speedy. Assurez-vous simplement de respecter ces heures de réunion raccourcies, sinon… à quoi ça sert?

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